Foire aux questions
Acheteurs
Un « Guide Acheteur » est à votre disposition dans votre compte !
Panachats, marketplace adaptée aux achats publics, vous permet d’acheter directement auprès des vendeurs pour tous vos achats d’un montant inférieur à 40 000 euros HT passés sans procédure de publicité et de mise en concurrence préalable et d’un montant inférieur à 90 000 euros HT passés en procédure adaptée.
Panachats sécurise la souplesse inhérente aux achats sans procédure de publicité et de mise en concurrence préalable et en procédure adaptée (sous le seuil des marchés publics de 90 000 euros HT) car nous proposons à l’acheteur public :
- Un outil de sourcing auprès des vendeurs inscrits sur notre marketplace à travers un catalogue exhaustif de 20 catégories.
- Une certification des vendeurs comme n’entrant pas dans les motifs d’exclusion de la commande publique. Le contrôle des motifs d’exclusion de plein droit des articles L. 2141-1 à L.2141-5 du Code de la commande publique (CCP) est assuré par des organismes tiers (e-attestations et Lemonway). Quant aux motifs d’exclusion laissés à la libre appréciation de l’acheteur, ils sont vérifiés par Panachats à travers une déclaration sur l’honneur dans laquelle le vendeur atteste n’entrer dans aucun des motifs d’exclusion visés aux articles L. 2141-7 à L.2141-10 du CCP.
- Une relation directe avec le vendeur garantissant une offre mieux-disante.
- Un outil pour auditer les achats sous les seuils des marchés publics de 40 000 euros HT et de 90 000 euros HT.
- Un outil d’exécution de commande à travers la gestion de son organisation interne et de ses négociations par des demandes de devis.
- Une validation du panier par un numéro d’engagement et un dépôt automatique de la facture sur la plateforme Chorus Pro.
| Rappel des règles d’achat d’un montant inférieur à 40 000 euros HT passés sans procédure de publicité et de mise en concurrence préalable (article R.2122-8 du Code de la commande publique) | L’adaptation des règles d’achat du Code de la commande publique par Panachats |
|---|---|
| Choisir une offre répondant de manière pertinente au besoin. | Panachats est un outil de sourcing auprès des vendeurs inscrits sur notre marketplace au sein d’un vaste catalogue de produits adaptés aux besoins variés des acheteurs publics. |
| Respecter le principe de bonne utilisation des deniers publics. | Panachats assure une relation directe avec le vendeur et l’acheteur garantissant ainsi une offre mieux-disante. |
| Ne pas contracter systématiquement avec un même prestataire lorsqu’il existe une pluralité d’offres potentielles susceptibles de répondre au besoin. | Panachats est un outil de sourcing au sein d’un panel de vendeurs diversifiés pour un même besoin. |
| Demander l’attestation de vigilance URSAFF et la liste des salariés étrangers dès 5000 euros HT d’achats. | Panachats certifie qu’aucun vendeur n’entre dans les motifs d’exclusion du Code de la commande publique. Le contrôle des motifs d’exclusion de plein droit des articles L. 2141-1 à L.2141-5 du Code de la commande publique (CCP) est assuré par des organismes tiers (e-attestations et Lemonway). Quant aux motifs d’exclusion laissés à la libre appréciation de l’acheteur, ils sont vérifiés par Panachats à travers une déclaration sur l’honneur dans laquelle le vendeur atteste n’entrer dans aucun des motifs d’exclusion visés aux articles L. 2141-7 à L.2141-10 du CCP. |
| Rappel des règles d’achat d’un montant inférieur à 90 000 euros HT passés en procédure adaptée (article R.2123-4 du Code de la commande publique) | L’adaptation des règles d’achat du Code de la commande publique par Panachats |
|---|---|
| Publicité libre : « L’obligation de publicité n’implique pas forcément publication »1. « Publicité n’est pas publication » 2 ; « La sollicitation, par exemple par moyens dématérialisés de plusieurs prestataires ou fournisseurs peut même constituer en elle-même un élément de publicité suffisant, si elle s’avère adaptée au marché ».3 |
Panachats est un outil de négociation à travers des demandes de devis traçables et auditables. |
| Mise en concurrence sans critère de sélection obligatoire. | Panachats est un outil de sourcing au sein d’un panel de vendeurs diversifiés pour un même besoin. |
| Demander l’attestation de vigilance URSAFF et la liste des salariés étrangers dès 5000 euros HT d’achats. | Panachats certifie qu’aucun vendeur n’entre dans les motifs d’exclusion du Code de la commande publique. Le contrôle des motifs d’exclusion de plein droit des articles L. 2141-1 à L.2141-5 du Code de la commande publique (CCP) est assuré par des organismes tiers (e-attestations et Lemonway). Quant aux motifs d’exclusion laissés à la libre appréciation de l’acheteur, ils sont vérifiés par Panachats à travers une déclaration sur l’honneur dans laquelle le vendeur atteste n’entrer dans aucun des motifs d’exclusion visés aux articles L. 2141-7 à L.2141-10 du CCP. |
Qu’est-ce que le B2G ou une marketplace B2G ?
A la différence d’une marketplace B2B qui s’adresse aux acheteurs professionnels privés, une marketplace B2G est une plateforme d’intermédiation visant les acheteurs publics.
Ainsi, notre marketplace Panachats est une marketplace B2G et B2B car sa vocation est d’être une plateforme d’intermédiation visant à la fois l’acheteur public et l’acheteur privé.
Peuvent s’inscrire sur notre marketplace :
- Tous les pouvoirs adjudicateurs au sens de l’article L1211-1 du Code de la commande publique.
- Toute personne morale de droit privé (entreprise ; association).
Inscription acheteur public :
Sur la page inscription, sélectionnez l’onglet « je suis acheteur public » et cliquez sur « je m’inscris ».
Le processus d’inscription comprend les étapes suivantes :
- Compléter le formulaire d’inscription.
- Accepter la politique de confidentialité.
- Accepter la politique générale de collecte et de traitement des données personnelles (RGPD).
- Accepter les conditions générales d’utilisation (CGU.
- Indiquer votre adresse mail.
- Remplir le champ « Inscription » en choisissant la proposition « je m’inscris spontanément ».
- Compléter le formulaire d’inscription.
- Accepter la politique de confidentialité.
- Accepter la politique générale de collecte et de traitement des données personnelles (RGPD).
- Accepter les conditions générales d’utilisation (CGU).
- Indiquer votre adresse mail.
- Remplir le champ « Inscription » en choisissant la proposition « je m’inscris spontanément ».
Après avoir effectué ces formalités d’inscription, vous devez valider votre adresse mail en vous connectant sur l’adresse mail renseignée.
Inscription acheteur privé :
Sur la page inscription, sélectionnez l’onglet « je suis acheteur privé » et cliquez sur « je m’inscris » :
Après avoir effectué ces formalités d’inscription, vous devez valider votre adresse mail en vous connectant sur l’adresse mail renseignée.
Le compte « Acheteur spontané » :
Le compte « acheteur spontané » désigne le compte d’un acheteur qui valide une commande de manière non dématérialisée en téléchargeant le panier à valider sous format « pdf » et en le retournant complété d’une signature électronique ou manuscrite, tamponné et accompagné d’un numéro d’engagement sur son compte dans l’onglet « panier en cours de validation ».
Après validation du panier par les équipes Panachats, l’acheteur doit confirmer la commande en enregistrant son numéro d’engagement.
L’acheteur spontané peut être soit un acheteur qui n’a pas rempli sa chaîne d’approbation soit un E-Acheteur qui souhaite valider sa commande de façon non dématérialisée.
Le compte « E-Acheteur » :
Un compte « E-Acheteur » est celui d’un acheteur qui a rempli sa chaîne d’approbation, c’est-à-dire qui a créé différents « sous-comptes » afin de déléguer la tâche de création de panier, validation de paniers et de paiement à ces sous-comptes.
Il permet de valider une commande de manière dématérialisée en inscrivant votre circuit d’approbation pour valider la commande par mails successifs selon l’organisation mis en place dans votre institution.
Un compte « E-Acheteur » est celui d’un acheteur qui a rempli sa chaîne d’approbation, c’est-à-dire qui a créé différents « sous-comptes » afin de déléguer la tâche de création de panier, validation de paniers et de paiement à ces sous-comptes.
Pour créer des sous-comptes et ainsi devenir E-Acheteur, il suffit de cliquer sur le lien du bandeau affiché dans votre dashboard.
L’onglet sous-comptes vous servira à créer vos 3 sous-comptes que nous conseillons :
- Un premier sous-compte – Création de panier : Le détenteur de ce compte aura la charge de créer un panier avec les produits demandés par la direction.
- Un premier sous-compte – Validateur de panier : Le détenteur de ce second compte aura la charge de valider ou non le panier. (Voir s’il y a des erreurs de quantité etc)
- Un premier sous-compte - Validateur paiement : Le titulaire de ce troisième compte aura la charge de rentrer le numéro d’engagement de la commande et de payer celle-ci.
Après avoir créé vos sous-comptes, envoyez-nous une demande en vous rendant dans l’onglet « Contact » dans le bas de la page. Choisissez « J’ai rempli ma chaîne d’approbation, je souhaite devenir autonome ».
Un opérateur Panachats se chargera de vous contacter s’il manque des informations de configuration.
Votre validation en tant qu’E-Acheteur par nos équipes interviendra en moins de 24h !
En premier lieu, vous choisissez les produits que vous désirez acheter en vous rendant sur la page du produit et choisissez la quantité voulue voire la variante du produit (couleur, taille etc…). Vous ajoutez votre produit à votre panier via le bouton « Ajouter au panier ».
Vous pouvez ajouter autant de produits que vous le souhaitez issus de divers vendeurs.
Cliquez sur « Aller au panier » pour commencer le processus de validation du panier. Suivez les indications sur l’adresse de livraison etc. La validation du panier diffère ensuite entre un compte d’un acheteur spontané et un compte d’un E-Acheteur ouvert sur Panachats :
Commande par un acheteur spontané :
Etape 1 : Téléchargez votre récapitulatif du panier en cours en cliquant sur « Télécharger », dans l’étape de validation du panier (après avoir validé le panier en cours).
Etape 2 : Sur fichier « Récapitulatif du panier », entrez :
- La signature de l’exécutif de la collectivité et/ou son responsable achat.
- Le numéro d’engagement.
- Le tampon officiel.
Veuillez noter que c’est trois actions sont OBLIGATOIRES afin de continuer le processus.
Etape 3 : Après avoir rempli le document, veuillez cliquer sur « Charger un fichier » et choisissez votre fichier tamponné, signé, complété du numéro d’engagement.
Etape 4 : Afin de confirmer le chargement du fichier, cliquez sur « Soumettre les fichiers ».
Etape 5 : cette étape est du ressort des équipes de Panachats qui valident votre commande dans la journée ou maximum sous -24h.
Nos équipes valident la conformité du fichier soumis sur :
- Numéro d’engagement
- Signature
- Tampon
Si nos équipes remarquent un oubli, votre commande sera refusée avec un commentaire indiquant l’action manquante.
Après validation du panier par nos équipes, vous recevrez une notification sur la plateforme Panachats ainsi qu’un mail vous demandant d’inscrire votre numéro d’engagement.
Etape 6 : Enregistrez votre numéro d’engagement indiqué sur le fichier « récapitulatif du panier » et choisissez votre moyen de paiement.
Attention : le SEUL numéro d’engagement qui sera enregistré pour la commande sera le numéro entré lors de cette dernière étape paiement.
Vérifiez donc de bien avoir rentré le bon numéro d’engagement.
Lors de la confirmation finale, le vendeur recevra votre demande d’achat.
Pour en savoir plus sur le processus de commande, consultez le « guide acheteur public » à votre disposition après votre inscription.
Commande par un E-Acheteur :
Au préalable, vous devez avoir créer les 3 sous-comptes suivants (reportez-vous à la section « Comment créer des sous-comptes pour devenir un « E-Acheteur » ?) pour valider le panier par mails successifs :
- Un premier sous-compte – Création de panier : Le détenteur de ce compte aura la charge de créer un panier avec les produits demandés par la direction
- Un second sous-compte – Validation de panier : Le détenteur de ce second compte aura la charge de valider ou non le panier. (Voir s’il y a des erreurs de quantité etc)
- Un troisième sous-compte – Service Paiement : Le titulaire de ce troisième compte aura la charge de rentrer le numéro d’engagement de la commande et de payer celle-ci.
Etape 1 – Sous-compte « Création de panier » : Ce sous-compte se charge de trouver et d’ajouter les produits dans le panier et de confirmer l’adresse de livraison.
Etape 2 – Sous-compte « Validateur de panier » : Ce sous-compte se charge de valider le panier créé par le sous-compte « Création de panier ».
Celui-ci peut refuser le panier s’il manque des produits ou si la commande n’est pas conforme à la demande interne de l’acheteur public.
Etape 3 – Sous-compte « Validateur de paiement » : Ce sous-compte confirme la commande. Celui-ci doit impérativement rentrer le numéro d’engagement (c’est ce numéro qui sera envoyé à Chorus Pro pour le règlement) et choisir le moyen de paiement.
L'acheteur privé peut-être soit un acheteur spontané soit un E-Acheteur et commande selon le même processus que l’acheteur public.
En revanche, la validation du panier est faite par le paiement.
Fonctionnement du paiement pour l’acheteur public :
Le paiement pour l’acheteur public fonctionne par virement administratif après service fait (dépôt facture sur Chorus Pro) voire par carte de paiement.
L’option virement bancaire est à privilégier si vous souhaitez que la facture soit déposée sur Chorus Pro et payer après service fait. L’option carte bancaire est cependant déverrouillée mais n’est pas conseillée car le paiement est immédiat sans recours à la facturation sur Chorus Pro.
En cas de virement bancaire, tout le processus de paiement se fait grâce au numéro d’engagement. Le dépôt des factures sur Chorus Pro est automatique.
Fonctionnement du paiement par l’acheteur privé : Le paiement s’effectue par carte de paiement au moment de la commande.
Facturation d’un acheteur public ayant opté pour le paiement par mandat administratif :
Le Vendeur mandate Panachats pour facturer en son nom et pour son compte. Du fait du mandat de facturation, l’Acheteur communique à Panachats un seul numéro d’engagement en cas de commande multi-vendeur.
Le Vendeur transmet le certificat de service fait à Panachats qui déclenche la facturation.
Panachats dépose la facture sur la plateforme Chorus Pro après réception du certificat de service fait.
La facture est transmise au Vendeur au moment de la commande et est consultable dans le compte de l’Acheteur dans l’onglet « Factures ».
Facturation de l’acheteur privé et de l’acheteur public ayant opté pour le paiement par carte de paiement :
Le Vendeur mandate Panachats pour facturer en son nom et pour son compte.
La facture est transmise au Vendeur au moment de la commande et est consultable dans le compte de l’Acheteur dans l’onglet « Factures ».
Chaque Vendeur fixe ses propres délais de livraison conformément à ses Conditions générales de Vente (CGV).
Le délai annoncé sur l’offre publique est indicatif. Seul le délai communiqué lors de la commande engage le Vendeur.
Tous les paiements seront effectués par l'intermédiaire de Lemonway SAS, situé 8 rue du Sentier, 75002 Paris, France, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 500 486 915, agréée le 24 décembre 2012 par l'Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution ( ACPR, France), en tant qu'établissement de paiement, sous le numéro 16568, qui agit en tant qu'établissement de paiement pour les transactions conclues sur le Site.
Pour en savoir plus sur Lemonway, consultez leurs Conditions Générales d’Utilisation.
L’Acheteur doit émettre les réserves auprès du Vendeur conformément à ses conditions générales de vente.
L’Acheteur doit ensuite créer un litige en se rendant sur sa commande et décrire de façon précise l’objet du litige (joindre des photos et tout document facilitant la compréhension de la non-conformité constatée).
Ces deux actions cumulatives permettent de valider une solution avec le vendeur. Si la solution proposée par le vendeur ne convient pas à l’acheteur, il peut saisir Panachats, en tant que médiateur.
Vendeurs
Vous êtes vendeur et vous avez une question ? Vous trouverez certainement la réponse ci-dessous. N'hésitez pas à consulter notre guide vendeur
Panachats est un espace participatif doté d’outils performants de communication, de gestion et d’exécution des achats. Cette marketplace vous ouvre les portes de la commande publique et vous assure de nouvelles opportunités commerciales en vous permettant de :
- Rester maître de vos affaires : dès votre adhésion, accédez à votre espace privé pour contrôler vos offres, personnaliser et doper vos ventes.
- Être informé en temps réel : quotidiennement, découvrez les nouveaux besoins des acheteurs publics, adaptez et mettez en évidence votre offre auprès des différents clients.
- Accéder aux appels d'offres : Panachats vous propose de participer à des groupements conjoints pour répondre à des appels d’offres.
Sont éligibles à être référencés sur Panachats les Vendeurs professionnels répondant aux conditions cumulatives suivantes :
- Les Vendeurs sont des personnes morales ou personnes physiques agissant pour leur propre compte dans le cadre de leur activité professionnelle habituelle (commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole) ;
- Les Vendeurs sont régulièrement déclarés en tant que tels auprès des organismes fiscaux et sociaux et notamment immatriculés auprès du Registre du Commerce et des Sociétés ou au Répertoire des Métiers pour les entreprises domiciliées sur le Territoire Français et auprès de tout registre équivalent pour les entreprises domiciliées sur le Territoire de l’Union européenne ou hors Union européenne ;
- Les Vendeurs disposent de toutes les habilitations nécessaires à l’exercice de leur activité ;
- Les Vendeurs sont titulaires d’un compte bancaire professionnel ouvert auprès d’un établissement de crédit situé sur le territoire français ou dans l’Union européenne, et le cas échéant détenteurs d’une carte de paiement adossée à leur compte bancaire ;
Le Vendeur doit compléter sur la page inscription « Je suis vendeur » un formulaire d’adhésion avec des renseignements obligatoires listés infra :
- Nom commercial et dénomination sociale de l’unité ou de l’établissement qui exécutera la prestation ;
- Forme juridique du Vendeur (SA,SAS…)
- Préciser si le Vendeur est une micro, petite ou moyenne entreprise au sens de la recommandation de la Commission du 6 mai 2003 concernant la définition des micro, petites et moyennes entreprises OU un artisan au sens au sens de l'article 19 de la loi du 5 juillet 1996 n° 96-603 modifiée relative au développement et à la promotion du commerce et de l’artisanat (Art. R. 2151-13 et R. 2351-12 du code de la commande publique) ;
- Adresses postales et du siège social (si elle est différente de l’adresse postale) ;
- Adresse électronique ;
- Numéros de téléphone ;
- Pour les produits soumis à une éco-contribution, fournir le numéro d’identifiant unique délivré par une autorité administrative conformément aux articles L.541-10- et suivants du Code de l’environnement. Si le Vendeur n’a pas encore obtenu son identifiant unique, il devra remplir et signer « l’attestation sur l’honneur concernant la conformité aux obligations en matière d'éco-contribution listées aux articles L.541-10- et suivants du Code de l’environnement » à télécharger sur la page d’inscription du Vendeur et communiquer son numéro d’identifiant unique dès sa communication par une autorité administrative ;
- Numéro SIRET ;
- Préciser si le Vendeur est inscrit ou non sur "e-attestations" ;
Afin de s'assurer de la bonne conformité des Vendeurs, Panachats a choisi la solution de conformité "e-attestations", totalement gratuite pour les Vendeurs.
Le Vendeur s'engage à mettre à disposition de Panachats par l'intermédiaire de la plateforme "e-attestations" tous les documents exigés par le code de la commande publique pour candidater à un appel d'offres et ce à chaque sollicitation ou modification.
L'inscription du Vendeur à "e-attestations" est gratuite et obligatoire car elle conditionne l'inscription à Panachats.
En chargeant sur votre espace, un certificat de service fait (CSF), preuve de la réception définitive par l’Acheteur de sa commande.
Le CSF peut être un bordereau de livraison émargé ou un document de réception spécifique au donneur d’ordre .
1. Le Vendeur mandate Panachats pour facturer en son nom et pour son compte.
2. Le Vendeur transmet le certificat de service fait à Panachats qui déclenche la facturation.
3. Panachats dépose la facture sur le compte chorus pro de l’Acheteur après réception du certificat de service fait.
4. La facture est consultable dans son cockpit vendeur sous l'onglet "factures".
Panachats a recours à un prestataire de service de paiement (Lemonway) qui s’occupe de tous les paiements.
Tous les paiements seront effectués par l'intermédiaire de Lemonway SAS, situé 8 rue du Sentier, 75002 Paris, France, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 500 486 915, agréée le 24 décembre 2012 par l'Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR, France, site internet acpr.banque-france.fr, en tant qu'établissement de paiement, sous le numéro 16568, qui agit en tant qu'établissement de paiement pour les transactions conclues sur le Site.
Pour en savoir plus sur Lemonway, consultez leurs conditions générales d’utilisation.
Le dépôt des CGV est obligatoire. Le contrat liant l’Acheteur au Vendeur n’est autre que les CGV propres à chaque Vendeur.
Le compte du vendeur permet à chaque utilisateur de présenter son offre en mettant en valeur ses points forts : produit, RSE, environnement, organisation à l’aide de supports photos, vidéos, fiches.
L’amélioration de la visibilité de mon offre passe par la gestion au quotidien du référencement et par une forte implication commerciale via les outils de la plateforme (exemple : un vendeur adresse une offre à tout ou partie des acheteurs).
