L’apparition du commerce électronique a bouleversé les relations d’affaires. La transformation digitale est devenue une étape cruciale vers l’optimisation des dépenses publiques. Dans ce contexte, l'e-procurement représente une solution innovante pour les collectivités territoriales. Cette approche numérique des processus d'achat offre transparence, rapidité et économies considérables. Pour les responsables des achats, maires et décideurs des collectivités, l'e-procurement constitue une réponse aux objectifs de modernisation des services publics en matière d’approvisionnement en France devenus obligatoires depuis le 1er octobre 2018, conformément au décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 et à l'ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015.
Qu’est-ce que l’e procurement ?
Définition et principes de l’e-procurement
L’e-procurement, ou approvisionnement électronique, désigne l’utilisation de solutions numériques pour dématérialiser les processus d’achat entre une organisation publique et ses fournisseurs. Il englobe l’ensemble des transactions, de la sélection des produits à la facturation, en passant par la commande et la réception des marchandises.
Le fait de passer par des plateformes en ligne dédiées à la gestion des achats permet non seulement de gérer et de simplifier l’ensemble du processus d’achat, et présente surtout l’avantage de gagner du temps…
A qui s’adresse l’e-procurement ?
L’approvisionnement en ligne s’adresse aux entreprises et à tous les acheteurs de la sphère publique qui souhaitent optimiser leurs processus d’achats.
Les services étroitement liés à cette solution digitale sont :
- Les directions générales : pour mieux suivre les KPIs achats et améliorer les résultats économiques,
- Les directions financières : pour gérer au mieux les engagements et homogénéiser les processus,
- Les services achats : pour acheter moins cher et mieux, gagner du temps,
- Les directions informatiques : pour choisir et gérer un outil cohérent avec leurs systèmes d’information et pour garantir la sécurité et la continuité de service.
En finir avec la lourdeur administrative
Cette phrase nous l’entendons encore bien souvent, elle est associée à d’autres termes comme la complexité de l’administration, les risques d’erreurs et les retards dans les transactions…
En effet, les processus d'achats publics traditionnels ont souvent été qualifiés de lourds et chronophages, impliquant de nombreuses étapes administratives susceptibles de générer des erreurs et des retards. Une complexité qui a pu causer des surcoûts liés aux procédures manuelles, une gestion inefficace des appels d'offres et des contrats et un manque de visibilité, de transparence et de traçabilité sur les dépenses globales. La garantie de la traçabilité complète des transactions, renforce la confiance des parties. Et les outils numériques tel que l’e-procurement constituent une avancée dans la volonté d’optimisation des achats.
Les mesures prises par les lois de 2018 en France et par l’Europe devaient permettre de corriger les défauts des processus d’achats traditionnels, de moderniser et de simplifier les étapes de l’achat public.
Les enjeux de l’e-procurement
Un argument de poids en cette période : la réduction des coûts
L'e-procurement permet de diminuer les coûts directs et indirects liés aux achats. Selon une étude de McKinsey, les entreprises qui adoptent l'e-procurement peuvent réduire leurs coûts d'achat de 5 à 10 %.
Selon le ministère de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique, la dématérialisation des procédures d'achat public contribue à une diminution des frais administratifs et donc à une meilleure maîtrise des dépenses publiques. (economie.gouv.fr)
La liste des avantages de cette solution numérique n’est pas neutre … !
Voici les avantages manifestes pour les collectivités territoriales
L’optimisation des processus d’achat
Les solutions d'e-procurement permettent de :
- simplifier et fluidifier les processus d'achat en éliminant les documents papier.
- accélérer les validations grâce aux circuits électroniques. (Commandes, validations, facturation, paiements) et ainsi réduire les coûts administratifs.
- faciliter le rapprochement des documents ou la centralisation des données : (bons de commande, factures, livraisons). Optimisation de la relation fournisseurs, conformité avec la réglementation et les exigences RSE, garantir la conformité avec le Code de la commande publique.
L’amélioration de la transparence et de la traçabilité
Grâce à la digitalisation, chaque transaction est enregistrée et traçable, offrant une transparence accrue et facilitant les audits. La plateforme des achats de l'État (PLACE) est un exemple de solution visant à améliorer la transparence des marchés publics.
Ces premières mesures garantissent la sécurisation des achats et des données : fiabilisation des transactions grâce aux contrôles : (validation de commandes, rapprochement de bons de livraisons et de factures), conformité avec la réglementations… L'un des enjeux majeurs de l'e-procurement est d'éviter les fraudes et les conflits d'intérêts grâce à l'authentification des fournisseurs et une mise en concurrence équitable
Ajoutons que tout cela contribue à la modernisation de nos organisations publiques et leur progression technologiques grâce à l’intégration d’outils numériques débouchant sur une gestion optimisée des achats.
Des solutions existent déjà, testez la marketplace Panachats.fr
Présentation de la marketplace Panachats.fr
Panachats est la première marketplace française dédiée aux achats publics, spécialement conçue pour les achats sous le seuil de 40 000 € HT. Notre plateforme assure la sécurité des transactions, garantissant que chaque achat respecte les règles de la commande publique dès le premier euro. Nous vérifions rigoureusement chaque vendeur pour garantir sa conformité aux exigences des marchés publics.
Lors de la validation d'un achat sur Panachats, un véritable marché public est automatiquement conclu, matérialisé par un numéro d’engagement. Le marché est conclu par la validation du panier via une signature et le dépôt du numéro d’engagement. Nous avons également adapté notre plateforme pour permettre une dématérialisation complète de la validation avec des sous-comptes de validation.
Avec Panachats, disposer d’un outil d’achat pour réaliser des achats digitalisés
Qu’est -ce que cela signifie ?
Grâce aux sous -comptes, l’acheteur public peut :
- sourcer et sélectionner le meilleur produit,
- effectuer des demandes de devis,
- valider de façon dématérialisée son panier selon les modalités internes exigées,
- créer son offre à ses conditions particulières et disposer ainsi d’un catalogue spécifique,
- négocier les meilleures conditions,
- s’assurer de la bonne exécution du marché, l’acheteur peut ainsi gérer ses commandes en lien avec ses services.
Les défis de la mise en œuvre de l'e-procurement
Le progrès passe par l’adaptation des ressources humaines et de leurs outils. Il nécessite aussi que soit expliqué l’objectif recherché et les moyens employé…
A ce propos la loi constitue l’argument indiscutable de la transition indispensable vers cette solution digitale de gestion des achats publics.
L’adaptation aux nouvelles technologies
Si la transition vers l'e-procurement nécessite une adaptation de la collectivité aux nouvelles technologies, elle passe aussi par la sensibilisation du personnel au passage vers le digital et par l’implication des décideurs dans la conduite du projet en vue de son appropriation par tous les agents concernés.
Ces enjeux qui peuvent représenter un défi pour certaines collectivités.
La formation des équipes et gestion du changement
L'accompagnement des équipes est essentiel pour garantir une transition fluide vers l'e-procurement. Les administrations doivent mettre en place des formations adaptées aux nouveaux outils numériques et aux besoins des agents.
Formation des agents pour assurer une montée en compétence des agents, choix d’une solution d’e-procurement en conformité avec le Code de la commande publique et mise en place d'une interopérabilité avec les logiciels existants, mise à disposition d'un support technique pour un accompagnement continu, suivi des performances pour évaluer l'efficacité de la transition numérique… Voici une série de mesures à prévoir qui assureront la gestion du changement et qui devraient favoriser son adoption.
Rappel des aspects légaux et réglementaires à considérer
Conformité au Code de la commande publique
Toute solution de e-procurement doit être conforme aux dispositions du Code de la commande publique, notamment en ce qui concerne :
- La transparence des procédures d'achat.
- L'égalité de traitement des fournisseurs.
- L'intégrité des transactions électroniques.
Conclusion : Une transition indispensable vers l'e-procurement
L'e-procurement représente une opportunité majeure pour moderniser et rationaliser les achats publics.
Grâce à des solutions comme Panachats.fr, les collectivités bénéficient d'un approvisionnement plus rapide, transparent et économique.
Ne laissez pas votre collectivité prendre du retard ! Testez dès aujourd'hui Panachats.fr et optimisez vos achats publics en toute simplicité.
FAQ : Réponses aux questions fréquentes sur l'e-procurement
Quelles sont les collectivités concernées par l'e-procurement ?
Toutes les collectivités territoriales : mairies, conseils départementaux, établissements publics, etc.
Comment sécuriser les transactions en e-procurement ?
Les plateformes comme Panachats.fr intègrent des solutions de paiement sécurisées et garantissent la conformité des fournisseurs.
Quel est le retour sur investissement de l'e-procurement ?
L'e-procurement permet jusqu'à 30 % d'économies sur les coûts administratifs et réduit de 80 % le temps consacré aux achats.
